Организация конференции в Одессе

  Как результативно и быстро организовать мероприятие в Одессе, когда главный офис расположен в другом городе? Как провести на высоком уровне международную конференцию или семинар в Одессе с участниками, приглашенными со всех уголков земного шара?

  Да очень ПРОСТО! Обратитесь в наше агентство праздников Balagan! Мы можем предложить свою методику по организации мероприятий, выставок, конференций или семинаров. В нашей команде имеются квалифицированные специалисты по подбору лучших конференц-холлов, бронированию артистов, коммуникации с пресс-службами и по любым другим техническим и организационным аспектам. Наша команда — лучшая в своем деле, и совершенно все равно, какое место и какой город Украины вы выберете для организации мероприятия.

  Сегодня проведение конференций — норма деловых коммуникаций и неотъемлемая часть научной или культурной жизни. На таких мероприятиях можно пообщаться с деловыми партнерами и единомышленниками, обменяться информацией и спокойно обсудить текущие вопросы или проблемы. Организация и проведение такого мероприятия зачастую ложится на плечи секретаря или помощника руководителя и в результате, проходит не на должном профессиональном и техническом уровне. Тем более, что с каждым проведенным мероприятием, улучшается и совершенствуется методика проведения, появляется современная, и креативная творческая техника и применяются новые технологии в этой сфере. Любое мероприятие обязательно должно продумываться до мелочей и после этого правильно планироваться, с тем, чтобы каждый участник конференции воспринимал их как визитную карточку. Ведь организация современных деловых мероприятий предусматривает планирование встреч и переговоров, регистрация участников, с дальнейшим их размещением, организация банкетов, фуршетов, культурной программы и экскурсий, заказ рекламной и печатной продукции, кроме того, нельзя забывать об оформлении и декорировании зала. Хорошо проведенная конференция ускоряет поступление информации и отличаются авторитетностью источника новостей, а также достоверностью сведений. Ни в каких учебных пособиях не найдется подробно изложенная подготовка совещаний и презентаций, организации конференций и выставок.

  Наше агентство праздников Balagan, поможет быстро отыскать рабочую площадку, активные спецпредложения отелей и хостелов, скидки на конференц-залы, интересные программы тимбилдинга в Одессе. На счету нашего агентства немало успешных деловых мероприятий международного уровня. Все, возникающие в ходе организационного процесса и реализации проекта проблемы и вопросы, мы берем на себя.

 

Что необходимо для организации конференции

 

Организация конференции в Одессе Конференц-зал

  Современные компании и просто деловые люди часто сталкиваются с проблемой, где и как организовать семинар, презентацию, переговоры, конференцию или просто деловую встречу в Одессе с большим количеством людей. Не каждый офис обеспечен своим конференц-залом, ведь очень не хочется платить за аренду помещения, тем более что использоваться оно будет всего лишь 2-3 раза в год. Продуманное до мельчайших деталей, правильно организованное мероприятие — залог успеха! Успешная работа современных компаний построена на высоких стандартах качества коммуникаций. Это условие касается не только собственных сотрудников, но и клиентов компании. Для того, чтобы тесно наладить деловые связи, поставить стратегически важные задачи и обсудить актуальные, на сегодняшний день, вопросы, — необходим конструктивный диалог. Для налаживания коммуникационных связей организуют презентации, семинары, конференции и пр. Если раньше арендовать подходящее место было проблематично, то сейчас многое рестораны и гостиницы имеют подготовленные залы, которые с легкостью можно трансформировать в то что требуется. Но прежде чем начать подбор помещения, необходимо определиться с масштабом мероприятия, который, конечно же, зависит от поставленных целей. Организация подобных мероприятий занимает много времени, усилий и ресурсов. Ведь кроме аренды помещения, необходимо обеспечить зал надлежащей аппаратурой, расселить приглашенных, позаботиться об их питании, развлечении и многое другое. Если у вас возникла необходимость проведения мероприятия, и вы не знаете с чего начать — мы можем помочь, так как знаем несколько доступных и удобных мест!

 

Аппаратура для конференции Аппаратура

  Для качественного восприятия аудио и видео информации помещения конференц-зала обязательно должно быть оснащено специальным оборудованием и аппаратурой, — современными техническими средствами воспроизведения аудио-, графических и видеоматериалов. Техническое обеспечение зала — главное условие проведения события любого масштаба. Участники конференции и их гости должны чувствовать себя максимально комфортно. Конференции, переговоры или презентации с применением современного технического оборудования высокого качества выглядят значительно красочнее и нагляднее. При проведении мероприятий с участием иностранных представителей возникает сложность с переводом. Выходом из такой ситуации является использование оборудования для синхронного перевода. Приобрести такое оборудование не каждой компании по карману, проще — взять в аренду. У профильных компаний всегда имеется полный комплект оборудования для организации таких мероприятий, а профессиональные специалисты его быстро установят, настроят и протестируют!

 

Аренда авто на конференцию Аренда авто

  Вы хотите развиваться и выводите свою компанию на новый, более высокий уровень? И в вашей конференции примут участие гости из других городов или даже стран? Перед вами непременно встанет вопрос о встрече и размещении в гостинице участников мероприятия. Ведь гостеприимство — залог успеха любых переговоров. А встреча партнеров по бизнесу — одно из обязательных условий приема гостей. Для этих целей понадобится автомобиль. Хорошо, если компания имеет свой собственный автопарк, — гости будут встречены и размещены в отеле без всяких проблем. А если — нет? В таком случае, наиболее приемлемым вариантом станет аренда автомобиля в Одессе с водителем, как гарантия высокого качества обслуживания, оперативности и безопасности гостей. Тем более, что этот автомобиль может быть использован для обзорных экскурсий по городу, для доставки на деловые встречи и корпоративные мероприятия.

 

Кейтеринг на конференцию Кейтеринг

  Масштабное мероприятие, проходящее в виде презентации или конференции, тематической выставки или ярмарки в Одессе — есть серьезный и надежный инструмент развития бизнес интересов и для организаторов и для участников. Здесь происходит обмен опытом, демонстрация достижений, делаются заказы и заключаются контракты о сотрудничестве. Такие мероприятия обычно не заканчиваются за один час. Перед учредителями встает вопрос организации качественного питания и обслуживания. Нужно продумать регулярное меню для персонала и посетителей, организовать быстрые перекусы в перерыве мероприятия или между деловыми встречами, а также разработать полноценное праздничное меню для торжественного момента, если оно имеет место быть. И от того, насколько профессионально будут выполнены это процессы, зависит работоспособность участников, репутация и компетентность организаторов, а также подтверждение имиджа компании, как надежного и успешного партнера. Именно для таких случаев в Одессе используются профессиональные кейтеринговые компании, которые учтут особенность мероприятия, в короткие сроки разработают правильное меню, подберут наиболее подходящий тип ресторанного обслуживания, — фуршет или банкет, шведский стол или кофе-брейк. В любом случае организация питания участников мероприятия будет проведена на высоком профессиональном уровне.

 

Фото/видео

  Деловые мероприятия обычно предусматривают фиксирование важных моментов процесса и результата. Бывает полезно поделиться информацией о прошедшем мероприятии, проанализировать его, или просто освежить в памяти лица участников. Видеосъемке не позволит упустить из виду наиболее значимые события. После окончания мероприятия видеосъемку используют для рассылки партнерам. Это позволяет оживить в памяти темы, которые поднимались на конференции, увидеть и оценить себя со стороны. В зависимости от масштаба мероприятия видеосъемка проводится не менее, чем на 2 или 3 камеры, чтобы показать разные ракурсы и планы. Фотосъемка может обойтись одним фотографом. Фото и видео съемка в Одессе позволяет рассказать о достижениях компании и может служить отчетом о прошедшем событии.

 

Ведущий

  Деловые и бизнес мероприятия обычно проходят под неусыпным взглядом опытного ведущего, который умело координирует все события и действия программы. Он выразительно объявит об очередном выступлении, ярко и профессионально проведет презентацию услуги или нового товара, позаботится о четком соблюдении установленного временного регламента, а также повысит интерес присутствующих ко всему происходящему на сцене. И сделает все просто и динамично, получая удовольствие от проделанной работы. Ведущий должен уметь грамотно управлять процессом дискуссии, четко определить круг лиц, которые будут участвовать в выступлении, задать правильный «тон» деловому мероприятию, держать его в рамках заданной темы. Кроме того, ведущий обязательно должен коммуницировать с видеооператорами, журналистами и организационным комитетом конференции, на случай возникновения каких-либо непредусмотренных событий. То есть, быть посредником между участниками дискуссии и непосредственно слушателями. Ведущий наполняет зал положительной энергией, чтобы участники чувствовали себя спокойно и получили информацию в максимально удобном и понятном формате.

 

Музыкальный техник

  Используя услуги технического персонала на деловом мероприятии, таких как, конференция, презентация, выставка, — мероприятие окажется в выигрыше. При проведении торжественной части и при вручении наград музыкальное и световое сопровождение добавят необычности и яркости этому событию. А неофициальная составляющая мероприятия — просто немыслима без такого рода профессионалов! Обычно обязательная, порой однообразная, часть мероприятия, завершается корпоративной вечеринкой или банкетом. Здесь уж точно без Диджея не обойтись! Он обеспечит мероприятие хорошим звучанием и подберет соответствующую музыкальную программу. Опытный Dj быстро сумеет создать нужную атмосферу, сделает мероприятие задорным и веселым, позаботится о звуковых и световых эффектах. Задача профессионала — соединить музыку в одно целое со всеми элементами мероприятия!

 

Администраторы и хостес

  Современный мир постоянно вносит свои коррективы в способы проведения деловых мероприятий: выставок, семинаров, конференций, презентаций. И все чаще обращается за помощью в их проведении к администраторам и хостес, привлекают их для выполнения полезных функций, таких как, встреча и размещение гостей, оказание помощи участникам и информирования. Профессиональные хостес в совершенстве владеют иностранными языками и правилами общения и этикета на серьезных мероприятиях. Кроме того, представляют собой людей с привлекательной и яркой внешностью, они являются отличным дополнением и украшением зала, полностью поддерживая своим стилистическим образом общую тематику мероприятия. Незнакомым участникам мероприятия намного легче расслабиться и почувствовать дружескую атмосферу, когда их на входе встречают хостес или администратор, которые могут при необходимости сориентировать гостей, информировать где находится гардероб или уборная и проводить на свое место. Кроме того, на хостес возлагаются и другие обязанности, — регистрация гостей, рекомендация материалов для просмотра, раздача маркетинговых или рекламных буклетов. Профессиональные хостес обладают правом управления настроением приглашенных, могут найти нужный подход для развлечения заскучавшего гостя, оказать необходимую помощь ведущему мероприятия, или работать самостоятельно. Администраторы сделают все возможное, чтобы гости остались довольны организацией мероприятия и не ушли разочарованными.

Закажите бесплатную консультацию заполнив форму ниже или просто позвоните нам.